Przyznanie dotacji jest dużym sukcesem, lecz niejednokrotnie jej rozliczenie bywa trudniejsze niż samo przebrnięcie przez proces aplikowania o fundusze. Rozliczanie jest ściśle związane z faktycznie wykonanymi zadaniami, a rzeczywistość nierzadko odbiega od planu zawartego we wniosku. Z tego względu warto współpracować z doświadczonymi ekspertami, którzy niejednokrotnie w praktyce zmierzyli się z przeszkodami, które czekają na beneficjentów realizujących projekty współfinansowane ze środków publicznych, a dzięki temu wiedzą, w jaki sposób zapobiec potencjalnym problemom.

Podstawowymi dokumentami rozliczeniowymi są: wniosek o płatność i sprawozdanie z realizacji projektu. Należy wyróżnić następujące rodzaje wniosków o płatność:

• Wniosek o płatność zaliczkową,
• Wniosek o płatność pośrednią (częściową, np. refundacja poniesionych wydatków),
• Wniosek o płatność końcową.

Rozliczanie projektu współfinansowanego ze środków unijnych to proces sprawozdawczości, monitorowania, ewaluacji i dokumentowania wykonanych zadań, poniesionych kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowanych oraz proces realizacji wskaźników w odniesieniu do zapisów zawartych we wniosku o dofinansowanie i umowie dotacyjnej. Należy pamiętać, iż przestrzegania zasad rozliczania projektów należy pilnować już na etapie przygotowania wniosku i biznesplanu, gdyż to właśnie wówczas określane są najważniejsze parametry projektu: kosztorys, przebieg rzeczowo-finansowy i harmonogram realizacji, wskaźniki produktu i rezultatu oraz inne zobowiązania podlegające monitorowaniu.

Firmy doradcze w ramach współpracy przy przygotowaniu wniosków na E-usługi często oferują kompleksową obsługę finansową Państwa projektu.

W jej zakres wchodzą następujące elementy:

• Pełna obsługa księgowa podmiotu realizującego projekt/projektu,
• Monitorowanie dokumentów kosztowych, wydatków projektowych, osiąganych wskaźników produktu i rezultatu, 
• Monitorowanie przebiegu rzeczowo-finansowego i zgodności z harmonogramem,
• Sporządzanie zestawień wydatków,
• Sporządzanie wniosków o płatność (zaliczkową, pośrednią, refundację, końcową),
• Realizacja ewentualnej procedury aneksowania umowy o dofinansowanie w przypadku, gdy dotychczasowa, zgromadzona przez Państwa dokumentacja i osiągnięte wskaźniki nie dają podstaw do prawidłowego rozliczenia projektu.